Gällande lagar och förordningar anger kraven för kontroll, bedömning och beslut i fråga om transaktioner med närstående parter liksom för upplysningar om genomförda transaktioner med närstående parter.
Generellt görs bolagets transaktioner med närstående parter som en del av den sedvanliga affärsverksamheten och genomförs utifrån samma kriterier och villkor som för jämförbara transaktioner med externa parter i liknande ställning. Med undantag för ersättningar, vissa lån och andra åtaganden som avser nyckelpersoner i ledande ställning, görs alla transaktioner med närstående parter enligt samma kriterier och villkor som vid jämförbara transaktioner med externa parter i liknande ställning. Dessutom har beslutsprocesserna strukturerats för att undvika intressekonflikter och följa lagstadgade krav för beslutsfattande.
Bolaget har definierat närstående parter i enlighet med gällande lagar och förordningar, och för ett uppdaterat register över sina närstående parter. Berörda interna intressenter, såsom kundansvariga enheter och andra relevanta affärsenheter och koncernfunktioner, informeras om listan över närstående parter och de restriktioner som denna medför, så att de kan kontrollera transaktioner med sådana parter.
Nordea ska också följa tillämpliga bestämmelser om bolagets så kallade inre krets. Här finns processer på plats för att identifiera de personer som tillhör Nordeas inre krets och säkerställa att lån och jämförbar finansiering till sådana personer beviljas, och investeringar i ett företag som ägs av någon i den inre kretsen görs, i enlighet med gällande lagar och bestämmelser.
Enligt bolagets riktlinjer för intressekonflikter får inte Nordeas medarbetare, ledning eller styrelseledamöter hantera ärenden för Nordeas räkning om de eller en familjemedlem eller ett närstående företag till dem kan ha intressen som står i konflikt med Nordeas intressen eller Nordeas kunders intressen. Nordeas affärsområden och koncernfunktioner ska identifiera, förebygga och hantera faktiska och potentiella intressekonflikter.
Styrelsen har det yttersta ansvaret för att säkerställa lämpliga processer för att identifiera, rapportera och kontrollera transaktioner med närstående parter liksom lämpligt beslutsfattande i detta avseende. Revisionskommittén ska bistå styrelsen i fråga om att följa upp och bedöma i vilken utsträckning transaktioner med närstående parter uppfyller kraven gällande sedvanlig affärsverksamhet och genomförs på normala marknadsvillkor.
För transaktioner med närstående parter som inte hör till bolagets sedvanliga affärsverksamhet, eller som genomförs med avvikelser från gängse affärsvillkor, krävs ett styrelsebeslut för att de ska kunna genomföras, såvida inte gällande lagar och förordningar anger annat. I fråga om sådana transaktioner med närstående parter ska styrelsen säkerställa att: (i) de berörda transaktionerna vederbörligen har identifierats, rapporterats och kontrollerats (ii) riktlinjerna för intressekonflikter noga har beaktats i samband beredning och beslut, och (iii) beredningen av transaktioner med närstående parter innehåller tillräckliga rapporter, redogörelser och/eller bedömningar. Dessutom publicerar Nordea upplysningar om transaktioner med närstående parter i enlighet med gällande lagar och förordningar.