10 största anledningarna till att automatisera ekonomihanteringen

2. Inga fler mänskliga misstag

En regelbaserad ”robot”, byggd på en skräddarsydd algoritm minimerar risken för kostsamma och tidskrävande mänskliga misstag. Nordeas AutoFX Liquidity Management säkerställer bland annat att företagets valutaflöden alltid hanteras enligt den förutbestämda strategin.

”Manuell valutahandel kan lätt gå fel och bryta mot företagets finanspolicy. Automatisk handel med förinställda regler förebygger den här risken”, säger Jansell

Automatiseringen säkerställer även transparens och regelefterlevnad. Till exempel genom att Nordeas valuta-API ”FX Trade Retriever” automatiskt upprättar dokumentation och sköter den löpande bokföringen efter varje valutaaffär.

3. Optimera företagets resultat

Automatisering spar inte bara tid, det förbättrar även företagets resultat. Som Dino Tufek, treasury chef på Thule Group, förklarar, när man jobbar manuellt måste man prioritera de arbetsuppgifter som gör störst skillnad eftersom det inte finns tid att göra allt perfekt. Men med automatisering kan man göra det.

Med automatisering behöver ni inte längre prioritera företagets tre eller fem största valutor, ni kan jobba med alla, även de mindre valutorna. Och istället för att agera en gång i veckan kan ni göra det varje dag, eller kanske till och med varje timme. Fler valutaaffärer innebär färre öppna positioner och ett bättre resultat överlag.

4. Använd storbolagsstrategier, även för mindre verksamheter

En mindre ekonomiavdelning har inte alltid tid eller resurser till att göra allt som en större ekonomiavdelning brukar göra. Till exempel är det kanske inte ekonomiskt försvarbart att anställa en person som enbart jobbar med likviditeten. Med en automatiserad lösning, kan man uppnå en heltäckande valuta- och likviditetshantering som hanterar risker på daglig basis.

”Med automatisering kan man lägga till fler funktioner. Den minskar inte personalen utan tillför en ny digital medarbetare”, säger Jansell.

5. Optimera användningen av data

Trots människans kreativitet och förmåga att tänka fritt, har datorer övertaget när det gäller att hantera och bearbeta stora datamängder. Automatiserade lösningar kan på ett effektivt sätt analysera stora mängder data och således hjälpa ekonomiavdelningen att fatta välgrundade beslut om hur de ska optimera sin säkringsstrategi.

Dataanalys blir allt viktigare och en stor majoritet av nordiska företag räknar med att implementera en sådan teknik under de kommande åren, enligt Nordeas årliga undersökning bland ekonomiavdelningar i Norden.

6. Smartare systemintegration

Historiskt sett, kan det tänkas att personalen på en ekonomiavdelning har behövt logga in i ett antal olika system för att sköta det dagliga arbetet gällande valuta- och likviditetshantering. Automatisering möjliggör användningen av enbart ett gränssnitt som tar hand om dataflödet mellan interna system och en tredje part.

Det är inte bara bekvämt och effektivt, det gör det också enklare att fånga upp risker i realtid.

”Tidigare behövde man ta fram en rapport manuellt som låg till grund för en eventuell åtgärd. Nu kan en viss saldonivå utlösa en automatisk varningssignal som medför att man kan fånga upp och åtgärda risken betydligt snabbare. Om man vill ta det ytterligare ett steg, automatisera även åtgärden och ta del av informationen i efterhand”, säger Honkanen

7. Automatisering som säkerhetsnät

Man behöver inte välja allt eller inget när det gäller automatisering. Man kan lägga sig någonstans mitt emellan. Till exempel kan man ha en robot som kontrollerar företagets konton vid dagens slut. Om det fortfarande finns saldon som behöver växlas så kan det göras automatiskt.

”Man kan se det som en slutet-av-dagen-försäkring”, säger Jansell. ”Om du fastnar i ett möte eller blir förkyld, och inte har gjort det manuella arbete som du brukar göra så kliver roboten in och gör det du missat eller tar hand om hela processen åt dig.” Automatisering kan alltså fungera som ett  säkerhetsnät, som kompletterar de manuella processerna.

8. Få kontroll över valutahanteringen i dotterbolagen

Hur ser man till att dotterbolagen, och deras ekonomiavdelningar, håller sig till koncernens finanspolicy? Det är ett problem som många företag ställs inför. Med automatisering kan företaget ställa in en regel som får valutaroboten att agera när dotterbolagets kontosaldon över- eller underskrider en viss nivå.

”Det är en kontrollfunktion som säkerställer att dotterbolagen följer koncernens policy. Deras saldon kan befinna sig under eller över en viss nivå, men den automatiska lösningen aktiveras när de överskrider gränserna i policyn", säger Jansell.

9. Börja varje dag med en ”clean desk”

Dino Tufek på Thule säger att en stor fördel med automatisering är att de kan upprätthålla en relativt hög nivå av ”clean desks”, vilket ger dem en större flexibilitet att agera direkt när något oväntat händer.

”Vi har haft vår beskärda del av att släcka bränder. Tack vare automatiseringen står vår avdelning bättre rustad inför kommande utmaningar och vi kan även fokusera på vår viktigaste uppgift, att hantera företagets finansiella risker”, säger han.

10. Bli företagets strategiska partner

Automatiseringen kan också frigöra värdefull tid för ekonomiavdelningen som de istället kan lägga på att bli en ännu starkare strategisk partner till ledningen och den operativa delen av verksamheten, från inköp och försäljning till hållbarhetsarbetet. Genom automatisering av valuta- och likviditetshantering, kan ekonomiavdelningen föregå med gott exempel och inspirera andra delar av verksamheten i digitaliseringsarbetet.