10 främsta skälen till att automatisera ekonomiarbetet

2. Inga fler mänskliga misstag

Regelbaserade robotar och avancerade algoritmer minimerar risken för mänskliga misstag och spekulation. Nordeas AutoFX Liquidity Management säkerställer till exempel att företagets valutaflöden alltid hanteras enligt den valda strategin. Valutaroboten följer regler för kontosaldona som fastställts på förhand.

”Manuell valutahandel kan lätt gå fel och bryta mot företagets finanspolicy. Automatisk handel med förinställda regler förebygger den här risken”, säger Jansell.

Automatisering kan också säkerställa öppenhet och regelefterlevnad, till exempel när Nordeas valuta-API FX Trade Retriever automatiskt upprättar dokumentation och sköter bokföringen efter varje valutaaffär.

3. Optimera företagets resultat

Automatisering sparar inte bara tid, det förbättrar också företagets resultat. Som Dino Tufek, ekonomichef på Thule Group, förklarar, när man jobbar manuellt måste man prioritera de arbetsuppgifter som gör störst skillnad eftersom det inte finns tid att göra allt perfekt. Men med automatisering kan man göra det.

Med automatisering behöver ni inte längre prioritera företagets tre eller fem största valutaflöden, ni kan jobba med alla, även de mindre valutorna. Och istället för att agera en gång i veckan kan ni göra det varje dag, eller kanske till och med varje timme. Fler valutaaffärer innebär färre öppna positioner och ett bättre resultat överlag.

4. Använda samma strategier som de stora företagen

En liten ekonomiavdelning har inte alltid tid eller resurser att göra allt som en större ekonomiavdelning brukar göra. Till exempel är det kanske inte motiverat att anställa en person som bara jobbar med likviditeten. Mindre ekonomiavdelningar går ofta igenom sin likviditet en gång i månaden, men automatiska lösningar kan optimera den varje dag, eller till och med oftare för vissa kunder.

”Med automatisering kan man lägga till fler funktioner. Den minskar inte personalen utan tillför en ny digital medarbetare”, säger Jansell.

5. Använda data på bättre sätt

Maskiner är bättre än människor på att räkna och bearbeta stora datamängder. Automatiska lösningar kan snabbt analysera stora datavolymer och hjälpa ekonomiavdelningen att fatta välgrundade beslut, till exempel om hur företagets risksäkringsstrategi kan optimeras.

Dataanalys blir allt viktigare och en stor majoritet av nordiska företag räknar med att börja använda sådan teknik de närmaste åren, enligt Nordeas årliga undersökning bland ekonomiavdelningar i Norden.

6. Smartare systemintegration

Tidigare behövde personalen på en ekonomiavdelning logga in i ett dussin olika system för att utföra grundläggande dagliga arbetsuppgifter kring change to cash- och likviditetshantering samt valutarisk. Med idag räcker det med ett system som tack vare automatisk integration ser till att alla uppgifter överförs snabbt och smidigt mellan företagets system och externa system.

Det är inte bara bekvämt och effektivt, det gör det också enklare att fånga upp risker i realtid.

”Tidigare var man tvungen att ta fram en rapport manuellt och sedan kunde man agera. Nu kan ett visst saldo utlösa en varningssignal i huvudsystemet och då kan man begränsa risken mycket snabbare. Eller så kan man gå ett steg till och automatisera åtgärden och bara få ett meddelande om vad som skett”, säger Honkanen.

7. Automatisering som ”försäkring”

Man behöver inte välja allt eller inget när det gäller automatisering. Man kan lägga sig någonstans mitt emellan. Till exempel kan man ha en robot som kontrollerar företagets konton vid dagens slut. Om det fortfarande finns saldon som behöver växlas så kan det göras automatiskt.

”Man kan se det som en slutet-av-dagen-försäkring”, säger Jansell. ”Om du fastnar i ett möte eller blir förkyld och inte har gjort det manuella arbete som du brukar göra så kliver roboten in och gör det du missat eller tar hand om hela processen åt dig.” Automatisering kan alltså vara en säkerhetslösning som kompletterar de manuella processerna.

8. Få kontroll över valutahandeln i dotterbolagen

Hur ser man till att dotterbolagen, och deras ekonomiavdelningar, håller sig till koncernens finanspolicy? Det är ett problem som många företag ställs inför. Med automatisering kan företaget ställa in en valutarobot som agerar när dotterbolagets kontosaldon överskrider eller underskrider en viss nivå.

”Det är en kontrollfunktion som säkerställer att dotterbolagen följer koncernens policy. Deras saldon kan befinna sig under eller över en viss nivå, men den automatiska lösningen aktiveras när de överskrider gränserna i policyn", säger Jansell.

9. Börja varje dag med ett rent skrivbord

Dino Tufek på Thule säger att en stor fördel med automatisering är att de kan hålla sina skrivbord relativt rena, vilket ger dem större flexibilitet att agera direkt när något oväntat händer.

”Vi har haft vår beskärda del av brandsläckningar. Tack vare automatiseringen står vår avdelning bättre rustad inför kommande utmaningar och vi kan även fokusera på vår viktigaste uppgift, att hantera företagets finansiella risker”, säger han.

10. Bli företagets strategiska partner

Automatisering kan också frigöra värdefull tid som ekonomiavdelningen kan lägga på att bli en ännu starkare strategisk partner till ledningen och verksamheten, från inköp och försäljning till hållbarhetsarbetet. En ekonomiavdelning som genomfört automatiseringar har också erfarenhet som är värdefull för företagets strategiska digitaliseringsarbete.